Um in Creativity & Innovation Workshops bessere Ergebnisse zu liefern und dabei auch noch den Zeitplan einzuhalten, gibt es einen ganz einfachen Trick:

Wir alle kennen die Situation: Als eine:r von vielen Workshop-Teilnehmer:innen sind wir zusammengekommen, um gemeinsam kreativ zu werden und eine vorgegebene Aufgabe zu lösen. Leider passiert dann außer viel Gerede und endlosen Diskussionen nicht viel. Das kann an vielen Dingen liegen. Meist ist der Workshop nicht gut genug geplant und ausgestaltet worden. Darauf gehen wir aber in einem anderen Artikel bald genauer ein. Selbst wenn ein sehr guter Plan für den Workshop erarbeitet wurde, läuft dennoch oft alles aus dem Ruder, weil zu viel in zu großer Runde „rumgeredet“ wird. Da es aber in der Regel durchaus ums Thema geht und wir einander auch nicht andauernd unterbrechen möchten, hören wir uns alles bis zum Ende an. Wir sind schließlich nett. Irgendwann ist dann zwar alles schon gesagt, nur leider noch nicht von jeder und jedem. Und so geht es nochmal ein paar Runden weiter so. Am Ende der Workshop-Zeit wurde dann zwar viel geredet und gefühlt ist man auch einen Schritt weitergekommen, aber das Ziel wurde leider nicht erreicht. Dann wird ein neuer Workshop-Termin angesetzt. Dort läuft es dann aber meist genauso.

In Teilgruppen arbeiten

Um die „Laberrunde“ zu vermeiden und dabei auch noch den Zeitplan einzuhalten, solltet ihr daher eure Teilnehmer:innen immer in Teilgruppen aufteilen. Wenn ihr dafür sorgt, dass es immer mindestens zwei Gruppen mit derselben Aufgabenstellung gibt, generiert ihr automatisch eine Konkurrenzsituation. Jede Gruppe möchte jetzt „die beste Gruppe“ sein. Das beste (Teil-)Ergebnis liefern. Es entsteht sofort Team-Spirit. Das ist einfach nur menschlich. Wir sind alle so gestrickt. In der Regel müsst ihr für diesen „Wettkampf“ sonst nichts extra unternehmen. Der Wettkampf entsteht von allein. Sehr selten müsst ihr die Gruppen erst auf die Wettkampfsituation aufmerksam machen. In diesem Fall könnt ihr die Gruppen ein bisschen „gegeneinander“ anstacheln. For the greater good.

Wir setzen in nahezu allen Workshops auf Teilgruppen und haben damit ausschließlich gute Erfahrungen gemacht. Die Motivation steigt in den Teilgruppen, da alle besser sein wollen als die anderen Gruppen. Aber auch die Einhaltung der vorgegebenen Zeit für eine Session ist automatisch besser. Man sieht, dass die anderen Gruppen vorankommen, und da möchte man nicht die einzige Gruppe sein, die nicht fertig geworden ist. Genau genommen weiß man gar nicht, wie gut die anderen Gruppen vorankommen, aber irgendwie nehmen das alle an. Man sieht, dass die anderen irgendwas machen und unterstellt ihnen automisch guten Fortschritt. Somit muss man selbst einen Zahn zulegen, um in der Zeit zu bleiben.

Das bedeutet nicht, dass jeder einzelne Arbeitsschritt in einem ein- oder mehrtätigem Workshop immer in Teilgruppen durchgeführt werden sollte. Es gibt immer wieder Abschnitte, die alle Teilnehmer:innen gemeinsam machen sollten (z.B. Evaluation von (Zwischen-) Ergebnissen). Aber für viele Arbeitsschritte ist es die bessere Option.

Tipps für die Zusammenstellung von Teilgruppen

Wenn ihr als Moderator:in einen Workshop plant, solltet ihr bestimmte Arbeitssessions unbedingt von Teilgruppen durchführen lassen. Beim Zusammenstellen der Teilgruppen müsst ihr dabei auf einige Punkte achten:

• Überlasst die Zusammenstellung niemals dem Zufall, denn sie ist viel zu wichtig. Die Teilnehmer:innen finden sich vor Ort nie einfach und schnell in Gruppen zusammen. Dann sitzen immer nur die zusammen in einer Gruppe, die sich sowieso schon gut kennen und meist den gleichen Background haben. Zudem fällt es immer der einen oder dem anderen schwer, in eine Gruppe zu gehen. Außerdem dauert es immer ewig. Deswegen legt ihr vor dem Workshop schon fest,
  • wie viele Teilgruppen es geben wird,wie groß die Teilgruppen sind,wer in welcher Teilgruppe ist und
  • dass jede Gruppe „ungefähr“ gleich zusammengestellt ist.
• Es sollte mindestens 2 Teilgruppen geben, aber nicht mehr als 3, im Notfall maximal 4 Teilgruppen.
• In jeder Teilgruppe sollten mindestens 3 Personen, aber nicht mehr als 7 Personen sein.
• Ihr seid für die Einteilung der Gruppen verantwortlich. Besorgt euch im Vorfeld des Workshops eine Liste aller Teilnehmer:innen mit Namen und Aufgabenbereich. Wenn ihr euch mit der Einteilung unsicher seid, dann fragt bei eurem Ansprechpartner/Auftraggeber nach. Wenn ihr die Teilnehmer:innen selbst nicht gut kennt, solltet ihr sowieso jemanden über eure Einteilung schauen lassen, der sie (möglichst) alle kennt. Ihr solltet nämlich vermeiden, dass ihr unbewusst Teilnehmer:innen in eine Gruppe steckt, die sich „seit Jahren offen hassen“ o. Ä.
• Sprecht offen an, dass ihr die Gruppeneinteilung gemacht habt. Denn irgendjemand ist immer nicht zufrieden damit, wie die Gruppen eingeteilt sind. Die „Schuld“ liegt dann immer bei der Moderator:in und alle Teilnehmer:innen können sich auf den Inhalt konzentrieren.
• Die Teilgruppen sollten nach Möglichkeit homogen zusammengestellt sein. So sollten z.B. nicht alle Teilnehmer:innen mit Marketing-Background in einer Gruppe sein und alle mit Engineering-Background in einer anderen Gruppe. Auch die Geschlechterverteilung sollte im Rahmen der Möglichkeiten ziemlich gleich sein. Ebenso die Altersverteilung und Hierarchieverteilung. Es ist völlig klar, dass es quasi nie möglich sein wird, alle Bedingungen für eine optimale Verteilung zu erfüllen. Aber versucht, so nahe wie möglich an das Optimum heranzukommen.
• Sorgt dafür, dass die Teilgruppen gut zusammenarbeiten können. Jede Gruppe sollte einen guten Arbeitsplatz haben. Stellt die Tische schon vor dem Workshop entsprechend in Gruppen zusammen. Jede Gruppe sollte das gleiche Arbeitsmaterial haben (Stifte, Zettel, Metaplan-Wand, Flipchart, Pins, …).
• Macht es den Teilnehmer:innen einfach, ihre Gruppe zu finden. Erstellt am besten eine Folie mit der Gruppeneinteilung und zeigt sie allen, sobald es in die Gruppenarbeit geht. Wenn mehr oder weniger der ganze Workshop in Teilgruppen durchgeführt wird, könnt ihr die Folien direkt beim Eintreffen der Teilnehmer:innen auflegen. Zudem könnt ihr in diesem Fall auch direkt Platzkarten erstellen. So dass sich jede:r direkt von Anfang an auf seinen Platz setzen kann.
• Ihr solltet euch schon vor dem Workshop Gruppennamen ausdenken. Im Workshop soll es kreativ und innovativ zugehen. Da sollten die Gruppen nicht „Gruppe 1“ und „Gruppe 2“ heißen. Am besten irgendein Name der gut zum Ziel des Workshops passt. Oder der gut zum Workshop-Thema passt. Auch hierzu folgt bald ein weiterer Beitrag.
• Bis auf wenige Ausnahmen empfehlen wir den ganzen Workshop hindurch immer mit den gleichen Teilgruppen zu arbeiten. Die Zusammensetzung sollte sich somit nicht für jede neue Aufgabe ändern.

Zwischenergebnisse immer vorstellen lassen

Wenn Arbeitsschritte in Teilgruppen parallel durchgeführt werden, dann bekommen die Teilnehmer:innen nur den Teil intensiv mit, der in ihrer eigenen Gruppe erarbeitet wurde. Damit alle mitbekommen, was in anderen Gruppen gemacht wurde, sollten die (Zwischen-) Ergebnisse immer wieder allen vorgestellt werden. Nicht notwendigerweise nach jedem Arbeitsschritt, denn das dauert sonst zu lange. Aber zu geeigneten Zeitpunkten im Workshop-Verlauf sollten die Teilnehmer:innen einen Synchronisationspunkt haben. Jede Gruppe bestimmt eine oder mehrere „Freiwillige“ zum Vorstellen der Gruppenergebnisse. Achtet darauf, dass ihr für jede Vorstellung ein Zeitlimit setzt, dieses gut kommuniziert und strikt auf die Einhaltung achtet. Sonst dauert das nämlich viel, viel zu lange. Immer einen Timer offen mitlaufen lassen.

Auf diese Weise bekommen die Gruppen mit, was die anderen gemacht haben. Sie können sich von deren Ergebnissen inspirieren lassen und ggf. geschickt „klauen“ für die eigene Idee. Aber sie sind eben auch gezwungen, die eigene Idee kurz und prägnant vorstellen zu können. Und das ist gar nicht so einfach. Hilft aber auch dabei, die eigene Idee zu schärfen. Kündigt daher unbedingt an, wann die Gruppen welche Ergebnisse vorstellen müssen. So können sie die Aufbereitung der Vorstellung direkt mitplanen. Und auch ihre Freiwillige:n frühzeitig auswählen.

Wir empfehlen zudem, die Kurzvorstellung der Zwischenergebnisse und des Endergebnisses durch die Gruppen auf Video aufzunehmen. Ganz einfach mit dem Smartphone. Keine Hollywood-Produktion. Diese Videos sind für die Nachbereitung des Workshops eine Goldgrube. Denn egal, wie gut die (Zwischen-) Ergebnisse im Workshop dokumentiert wurden, es ist nie gut genug. Später heißt es dann oft: „Man muss dabei gewesen sein.“ Die Videos helfen daher ungemein. Einige (wichtige) Punkte haben zwar auch die Teilnehmer:innen kurze Zeit später gerne mal vergessen, aber gerade Personen, die nicht am Workshop teilgenommen haben, können mit den Videos einen viel besseren Einblick erhalten als nur mit der Dokumentation. Wenn Teilnehmer:innen nicht gefilmt werden möchten, könnt ihr anbieten, nur den Ton aufzunehmen und das Bild auf die Artefakte einzuschränken, die gerade erklärt werden. Aber in all den vielen Jahren, in denen wir Creativity & Innovation Workshops durchgeführt haben, war das quasi nie ein Problem.

Aufgabenstellung für Teilgruppen

Bisher haben wir immer davon gesprochen, dass jede Teilgruppe dieselbe Aufgabenstellung bekommt. Prinzipiell stimmt das auch so. Je nachdem, wie der Workshop genau gestaltet wird und was das Ziel des Workshops ist, variiert die Aufgabenstellung für jede Teilgruppe ggf. ein bisschen. Soll beispielsweise ein langer, umfangreicher Prozess verbessert werden, so kann es sein, dass jeder Gruppe ein bestimmter Abschnitt des Prozesses zugewiesen wird. Geht es um das Angebots-Portfolio eines Unternehmens, bekommt ggf. jede Gruppe einen Bereich zugewiesen. So bekommt dann zwar jede Gruppe dieselbe Aufgabenstellung (z.B. „Welche Probleme gibt es momentan mit diesem Prozessabschnitt/Portfoliobereich“), jedoch arbeitet keine der Gruppen an exakt der gleichen Sache. So könnt ihr im Workshop auch einen größeren Arbeitsbereich abdecken.

In Workshops empfehlen wir fast immer, in Teilgruppen zu arbeiten. Warum nur fast immer? Manchmal sind es einfach zu wenig Teilnehmer:innen, so dass eine Aufteilung nicht sinnvoll ist. In ganz seltenen Fällen, wenn die Teilnehmer:innen alle Workshop-Ninjas, Workshop-Jedi und Workshop-Heros sind, dann kann es auch mit einer einzigen Gruppe gut funktionieren. Aber wann passiert sowas schon mal?

Habt ihr Erfahrungen mit Teilgruppen in Creativity & Innovation Workshops? Dann schreibt sie uns bitte in die Kommentare.