Wir sind große Befürworter davon, Workshop-Teilnehmer:innen in Gruppen aufzuteilen. Eine Gruppe sollte es aber niemals geben: Zuschauer oder Beobachter. Wir haben schon viele Workshops für unterschiedlichste Unternehmen aus unterscheidlichsten Branchen ausgestaltet und durchgeführt. Darunter sehr viele Creativity & Innovation Workshops. Dabei sind wir immer wieder mal mit der Situation konfrontiert worden, dass sich gewünscht wurde, dass auch Personen dabei sein sollten, die nicht aktiv am Workshop teilnehmen werden. Sie „wollen sich das nur mal anschauen“, „nur eine beobachtende Position einnehmen“, „nur mal Workshop-Luft schnuppern wollen“ oder „schauen, ob so ein Workshop auch für sie etwas wäre“. Wir begegnen dieser Vorgabe immer gleich:

Der Wunsch nach passiven Teilnehmer:innen besteht meist, wenn der Workshop für ein Unternehmen besonders wichtig ist. Weil im Workshop eine neue Strategie erarbeitet werden soll, eine neue Produktgeneration erarbeitet werden soll, ein innovatives neues Feature gestaltet werden soll oder ein ganz neues Produkt bzw. ein ganz neuer Service erdacht werden soll. Dieses Ziel wird meist von einer höheren Managementebene gesetzt. Die Ausführung wird jedoch delegiert. Dann gibt es eine:n Verantwortliche:n, die dann auch mit der Gestaltung und Durchführung eines Workshops betraut wird. Dafür wird dann oft externe Unterstützung hinzugezogen. Und das ist auch gut so. Erst recht, wenn man so etwas nicht oft im Unternehmen durchführt. Das Ergebnis des Workshops ist somit sehr wichtig fürs Unternehmen und es fehlt die Erfahrung mit der Umsetzung. Damit startet in der Regel der Kontrollzwang. Erst recht bei den verantwortlichen Organisator:innen. Diese sind meist keine Fachexpert:innen, sondern sind oft aus dem Stabsbereich oder haben eine unterstützende Position. Von ihnen kommt daher oft der Wunsch „nur mit dabei zu sein“, „um sich das alles mal anzusehen“ (d.h. übersetzt leider oft: zu beobachten und zu prüfen, ob das alles auch so läuft, wie gewünscht). „Ich kann ja sowieso fachlich nichts beitragen“ ist dann aus deren Sicht die Begründung.

Eine weitere typische Situation ist der Wunsch nach passiver Teilnahme am Workshop durch andere Abteilungen, die vielleicht auch (irgendwann) mal so einen Workshop durchführen möchten. Daher möchten sie sich das „nur mal ansehen“, „ob das was für sie ist“.

Je größer die Gruppe der aktiven Teilnehmer:innen sein soll, desto wahrscheinlicher ist der Wunsch nach passiven Teilnehmer:innen. Als ob es auf die paar mehr Personen dann auch nicht mehr ankommt. Leider könnte es falscher nicht sein. Natürlich kommt es immer auf die Aufgabenstellung an, wie hoch eine geeignete Anzahl an Teilnehmer:innen ist. Unserer Erfahrung nach sollten es aber nie mehr als 24 sein. Und das ist dann aber wirklich die absolute Ausnahme und der absolute Maximalfall. In dieser Situation hätten wir es mit 3 Teilgruppen je 8 Teilnehmer:innen oder 4 Teilgruppen je 6 Teilnehmer:innen zu tun. Das ist die absolute Schmerzgrenze. Sobald aber während der Planung des Workshops von mehr als 12 Teilnehmer:innen gesprochen wird, entsteht vermehrt der Wunsch nach Zuschauern und Beobachtern. Diese sind jedoch schädlich für das Klima im Workshop.

Im Workshop muss eine gute, konstruktive Stimmung entstehen. Ein Gemeinschaftsgefühl. Alle arbeiten am gleichen Ziel. Alle sind gleich. Im Workshop sind alle „nur“ Teilnehmerinnen oder Teilnehmer. Hier gibt es keine Hierarchien. Es ist schwer genug, eine solche Stimmung zu erzeugen. Mit den richtigen Maßnahmen ist das aber immer zu erreichen. Aber da kann es eben nicht sein, dass irgendwo im Raum (oder gar mit am Tisch) Personen sitzen, die nicht mitarbeiten, nicht mitdiskutieren und die andere nur beobachten und ihnen beim Arbeiten zusehen. So entsteht niemals eine konstruktive Stimmung. Gerade in Creativity & Innovation Workshops müssen auch mal (zunächst) verrückte, übertriebene oder unwahrscheinliche Ideen aufgebracht werden. Wir haben schon oft erlebt, dass gerade diese Ideen sich durchgesetzt haben, die als crazy Idee gestartet sind. Aber keiner der Teilnehmer:innen darf das Gefühl haben, dass alle Ideen direkt von anderen, die nicht Teil des Teams sind, evaluiert werden.

Wir möchten gar nicht allen passiven Teilnehmer:innen unterstellen, dass sie nur zur Kontrolle und zur Überwachung da sind. Aber selbst, wenn es gar nicht ihr Ziel ist, so entsteht dieses Gefühl direkt bei den aktiven Teilnehmer:innen. Es ist unvermeidbar. Da hilft auch keine Aussage im Sinne von „lasst euch von mir nicht stören“, „ich will mir das nur mal ansehen“, „ihr könnt völlig frei sprechen“ oder Ähnliches.

Alle müssen aktiv im Workshop mitarbeiten. Keine Ausnahmen. Selbst wenn das eigentliche Ziel von manchen Teilnehmenden tatsächlich ist, dass sie sich den Workshop nur mal ansehen wollen. Aus welchen Gründen auch immer. Wenn sie teilnehmen wollen, dann müssen sie auch aktiv mitarbeiten. Und jede:r kann etwas beitragen. Auch wenn sie einen anderen fachlichen Hintergrund haben. Oder wenn sie gar keinen fachlichen Hintergrund haben. Oder wenn sie noch wenig oder keine Erfahrung haben. Andere Perspektiven sind immer hilfreich. Wir empfehlen in bestimmten Situationen sogar explizit auch unerfahrene Teilnehmer:innen mit einzuplanen. Oft geben gerade diese Perspektiven den entscheidenden Ruck in eine ganz neue Richtung. Weil die anderen „es so noch nie gesehen haben“ oder „so noch nie gemacht haben“. Somit kann jede:r etwas konstruktiv zum Workshop beitragen.

Das gilt übrigens auch für das Moderatoren-Team. Wir empfehlen eigentlich immer mit mindestens 2 Moderator:innen zu arbeiten. Erst recht bei größeren Workshops. Aber auch hier müssen alle Moderator:innen eine aktive Rolle übernehmen. Es gibt auch hier keine Trainees oder Azubis, „die mal lernen sollen, wie man so einen Workshop macht“. Alle machen aktiv mit. Es darf nicht das Gefühl entstehen, dass es hier Zuschauer oder Beobachter gibt.

Bitte ersticke den Wunsch nach passiven Teilnehmern in deinen Workshops direkt im Keim. Wie so oft, ist es zwar gut gemeint, aber leider im Ergebnis das genaue Gegenteil von gut.

Hast du auch Erfahrungen mit Zuschauern oder Beobachtern in Workshops? Dann schreibe sie uns doch in die Kommentare.