Eine immer wiederkehrende Aufgabe in Workshops ist das Priorisieren von Arbeitsergebnissen. In der Regel muss im Verlauf eines Workshops sogar mehrfach priorisiert werden. In Creativity & Innovation Workshops gibt es zum Beispiel immer Phasen, in denen explizit sehr viele Ideen bzw. Varianten erzeugt werden sollen. Hart gesagt geht es in diesen Phasen um „Masse statt Klasse“. Die Ideen sollen nicht direkt hinterfragt oder evaluiert werden, es sollen in der vorgegebenen Zeit nur möglichst viele erzeugt werden. Dabei liegt es in der Natur der Sache, dass in dieser Sammlung einige richtig gute Ideen oder Varianten enthalten sind, und einige, die zumindest auf den ersten Blick nicht ganz so gut erscheinen. Um jedoch mit den vielversprechendsten weiterzuarbeiten, müssen die Ideen irgendwie priorisiert werden. Solche Situationen gibt es in einem guten Workshop immer wieder. Bis hin zur finalen Auswahl der Top Ideen, am Ende des Workshops. Priorisierung ist unumgänglich und wichtig.

Leider kommt es bei der Priorisierung gerne zu ewigen Diskussionen. Sie sind oft ein echter Zeitfresser. Natürlich ist es eine wichtige Aufgabe und keine:r möchte hier jetzt einen schwerwiegenden Fehler machen. Die Priorisierungsentscheidung ist oft multidimensional und daher nicht einfach zu treffen. Eine Idee mag in einer oder mehreren Bewertungsdimensionen zwar klar vorne liegen, in anderen Dimensionen aber ggf. sogar weit hinten liegen. Wie sollen wir uns hier entscheiden? Zunächst die Bewertungsdimensionen zu diskutieren, diese dann zu gewichten und dann jede Idee in jeder Bewertungsdimension zu bewerten, um zu einem Gesamtergebnis zu kommen, ist keine valide Option in einem Workshop. Denn wir haben in einem Workshop leider viel zu wenig Zeit dafür. Die Priorisierung muss schnell gehen und dennoch sollen sich alle mit der Entscheidung wohlfühlen.

”First Come, First Serve” bzw. ”Wer zuerst kommt, mahlt zuerst”

Es kommt fast nie vor, dass wir Ideen in einem Workshop in eine echte Reihenfolge bringen müssen. Wir müssen somit gar nicht ausdiskutieren, ob eine bestimmte Idee jetzt besser oder schlechter als eine andere Idee ist. Dabei entstehen nämlich die längsten und härtesten Diskussionen. Diese können wir komplett vermeiden, denn wir müssen „einfach nur“ die Ideen auswählen, mit denen wir weiterarbeiten möchten. Wie die relative Prioritätsreihenfolge dieser Ideen ist, kann uns zunächst völlig egal sein. Daher arbeiten wir beim Priorisieren gerne mit „First Come, First Serve“-Methoden.

Die Methodik ist ganz einfach: Jede Gruppe (bzw. jede:r Teilnehmer:in) hat die Aufgabe, aus einer Menge von Ideen sich nur genau die eine Idee auszuwählen, die für sie die höchste Priorität hat. Aber jede Idee kann nur einmal ausgewählt werden. Wenn sie weg ist, ist sie weg.

Schnelligkeit zahlt sich somit aus. Wir setzen dabei auf das Bauchgefühl der Teilnehmer:innen. Du kennst das bestimmt auch, dass man recht schnell weiß, was die höchste Priorität hat. Auch wenn man nicht so ganz genau sagen kann, warum eigentlich. Auf diese Weise werden ganz schnell die Top Ideen ausgewählt. Wenn die erste Wahl nicht mehr verfügbar ist, dann muss eben schnell die nächstbeste Idee ausgewählt werden. Die besten Ideen sind mit dieser Methode somit immer dabei. Wenn alle Gruppen eigentlich gerne ein und dieselbe Idee ausgewählt hätten, wird sie auf jeden Fall ausgewählt. Von der schnellsten Gruppe. Wir bekommen somit sehr schnell die X besten Ideen. X entspricht dabei der Anzahl der Gruppen (bzw. Teilnehmer:innen).

Unbedingt die Zeit zur Auswahl streng limitieren

Das zeitliche Limit ist bei der Methode ganz wichtig. Die Teilnehmer:innen müssen sanft gezwungen werden, sich auf ihr Bauchgefühl zu verlassen. Die Zeit muss so knapp sein, dass allen völlig klar ist, dass hier jetzt nichts groß ausdiskutiert werden kann. Wenige Minuten reichen völlig. Meist sind 5 Minuten ausreichend. Natürlich müssen die Gruppen sich kurz abstimmen, welche Idee sie wählen. Aber sie fühlen den Zeitdruck. Das beschleunigt die Entscheidung. Zusätzlicher Druck entsteht durch die positive Konkurrenzsituation mit anderen Gruppen (siehe auch unseren Beitrag „Challenge Accepted – Kreativer Workshop-Wettkampf“). Damit ist ganz klar, dass die Zeit zur Auswahl nicht verlängert werden kann, weil in der Zwischenzeit ihre Lieblingsidee vielleicht bereits von einer anderen Gruppe gewählt wurde. Natürlich möchte jede Gruppe unbedingt genau ihre Lieblingsidee und gönnt sie der anderen Gruppe nicht. Aber für das Ergebnis des Workshops ist es völlig egal, welche Gruppe mit der besten Idee weiterarbeitet.

Alle müssen eine informierte Wahl treffen können

Damit die Teilnehmer:innen tatsächlich eine schnelle Auswahl treffen können, müssen sie aber die Menge der Ideen, aus denen sie auswählen sollen, unbedingt auch (gut genug) kennen. Je nach eingesetzten Methoden, kann es sein, dass in sehr kurzer Zeit eine größere Menge an Ideen entsteht. Mit der 6-3-5 Brainwriting Methode entstehen beispielsweise in 30 Minuten direkt 108 Ideen (6 Teilnehmer:innen erstellen in 6 jeweils 5-minütigen Runden jeweils 3 Ideen). Wenn im Workshop dann auch mehrere Gruppen parallel arbeiten, entstehen in einer halben Stunde schnell mal 216 oder gar 324 Ideen. OK, das ist jetzt schon echt ein Extremfall, aber auch 108 Ideen sind schon viel. Wenn die Teilnehmer:innen jetzt ihre Lieblingsideen auswählen sollen, dann müssen sie die Menge der Ideen natürlich auch kennen, aus der sie auswählen. Zwar kennen sie ihre eigenen Ideen und je nach Methodik auch einige mehr, die sie bei der Erstellung mitbekommen haben. Aber eben bei weitem nicht genug, um jetzt eine wirklich gute Auswahl treffen zu können. Daher sollten solche Zwischenergebnisse vor einer Priorisierung immer allen vorgestellt werden. Auch das kann sehr schnell gehen und bietet noch weitere Vorteile. Hierzu an dieser Stelle bald mehr.

Methoden-Varianten und Anwendungsgebiete

Bisher ging es immer darum, dass Gruppen genau eine Idee aus einer größeren Menge auswählen. Oft ist es aber so, dass mehrere Teilideen in weiteren Runden kombiniert werden, um zu einer Gesamtlösung zu kommen. In diesen Fällen kann man ganz genauso vorgehen. Dann müssen die Gruppen innerhalb des Zeitlimits gleich mehrere Ideen auswählen. Auch das funktioniert sehr gut. Aber Vorsicht: Manchmal geht es darum, einzelne Ideen zu überarbeiten, zu variieren oder zu transformieren. Auch in solchen Phasen soll jede Gruppe in der Regel mehrere Ideen bearbeiten. Hier sollte jede Gruppe aber jeweils immer nur eine Idee nach der anderen bearbeiten. Jede Gruppe wählt somit zunächst ihre Top-Idee aus und bearbeitet sie. Dann wählt sie die nächste aus und bearbeitet sie, usw. Das Moderatoren-Team muss unbedingt darauf achten, dass ein Team nicht gleich zu Beginn der Überarbeitung gleich mehrere Ideen auswählt. Denn erstens überschätzen die Teams sehr oft die Menge an Ideen, die sie in der zur Verfügung stehenden Zeit überarbeiten können. Und es ist viel schwerer zu erkennen, welche Idee einer Gruppe am wichtigsten war. Je nach Workshop kann das eine wichtige Information sein.

Nicht ausgewählte Ideen immer aufheben

Je nach Länge und Intensität eines Workshops entsteht eine große Anzahl von Ideen, die im Verlauf nicht ausgewählt wurden, um sie in den nächsten Workshop-Phasen weiter zu nutzen. Diese Ideen sollten auf keinen Fall direkt verworfen werden, nur weil sie im Workshop nicht direkt gewählt wurden. In dieser Menge von Ideen schlummern auch mal wahre Goldschätze. Sie sollten im Nachgang unbedingt noch einmal genau untersucht werden. Vor allem auch von Personen, die nicht selbst am Workshop teilgenommen haben. Da der Auswahlprozess unter Zeitdruck und mit Bachgefühl durchgeführt wurde, kann es auch mal passieren, dass eine super Idee liegen bleibt. Unserer Erfahrung nach werden durchaus die wirklich guten Ideen im Workshop auch erkannt und genutzt. Aber manchmal rutscht eben doch die eine oder andere Idee durchs Raster. Daher unbedingt die Ideen noch einmal ansehen.

Selbstverständlich setzen wir in unseren Workshop auch andere Priorisierungstechniken ein. Aber mit einer „First Come, First Serve“-Methode fahren wir in vielen Fällen sehr gut. Hast du auch gute oder schlechte Erfahrungen mit Priorisierungen in Workshops? Dann schreibe sie uns doch bitte in die Kommentare.