Heute ist es die „Queen of Crime“ Dame Agatha Christie, deren Zitate uns zu einem weiteren Beitrag in unserer Reihe inspiriert haben, in der wir Zitate von legendären Persönlichkeiten vorstellen, die uns persönlich wichtig sind. Dame Agatha Christie ist die mit Abstand erfolgreichste Roman-Autorin der Welt und es wurden weltweit weit über 2 Milliarden (2.000.000.000) Exemplare ihrer 66 Romane und 15 Kurzgeschichten-Bände verkauft. Zum Vergleich: J. K. Rowling hat „nur“ 600 Millionen verkauft und Stephen King sogar „nur“ 400 Millionen. Hauptsächlich hat Dame Agatha Christie Kriminalgeschichten geschrieben und hat dabei einige Story-Templates etabliert, die bis heute Bestand haben. Prominente Beispiele hierzu sind „Whodunit“-Storys und Storys nach dem „Ten Little Indians“-Konzept.

Im Mittelpunkt ihrer Geschichten steht in der Regel ein Verbrechen, das von einem Detektiv (meist Hercule Poirot) oder einer Detektivin (meist Miss Marple) aufgeklärt wird, und wir erleben die Story aus deren Perspektive. Dabei analysiert die Protagonistin bzw. der Protagonist sowohl sehr genau den jeweiligen Kontext des Verbrechens als auch die mehr oder weniger stark involvierten Personen. Sie beachten jedes Detail und prüfen, ob es zur Problemlösung beiträgt. So kommen sie nach und nach deduktiv der Ursache des Verbrechens auf die Spur.

Dieses Vorgehen lässt sich nahezu 1:1 auf Situationen übertragen, wenn wir zur Hilfe gerufen werden, um in einem Projekt zu untersuchen, warum es nicht rund läuft. Auch wir untersuchen sowohl den (Projekt-) Kontext als auch die beteiligten Stakeholder, um die Ursache des Problems zu finden. Und wer könnte uns hierzu bessere Tipps geben als die „Queen of Crime“ persönlich.

Wer sich nicht helfen lassen will, dem ist in der Regel auch nicht zu helfen. Wenn das Projekt-Team, aus welchen Gründen auch immer, nicht will, dass die Ursache für ein Problem gefunden wird, dann kann es das meist auch sehr gut verhindern. Denn wie auch bei Kriminalfällen, so ist es auch in Projekten, dass es nicht ausreicht, nur das zur Verfügung stehende Material zu sichten. Es ist schlicht und einfach nicht genügend Material verfügbar. Die Informationen, die tastsächlich zu einem Projekt aufgeschrieben werden, reichen in der Regel bei weitem nicht aus, um sich ein ehrliches Bild über das Projekt machen zu können. Wir müssen vielmehr mit Beteiligten sprechen, um tatsächlich ausreichend Informationen aufzunehmen, um am Ende alle Puzzleteile zusammensetzen zu können. Wenn die Beteiligten das aber nicht wollen, Gespräche nicht wahrnehmen oder gar wissentlich Falschinformationen verteilen, dann hat man es als Projekt-Externer sehr schwer und steht damit meist vor einem unlösbaren Problem. Achtet also immer darauf, dass die, denen ihr helfen wollt, auch wirklich Hilfe annehmen möchten.

Es gibt fast nichts Gefährlicheres als auf Basis von falschen Annahmen zu arbeiten. In der Regel gehen alle davon aus, dass ihre Annahmen natürlich stimmen. Tatsächlich stimmen sie aber leider oft überhaupt nicht. Es ist daher immer wieder überraschend, wie viele Annahmen in Projekten völlig ungeprüft als Wahrheiten angesehen werden. Teilweise wird dadurch jahrelang in eine völlig falsche Richtung gearbeitet. Kommt dann die Wahrheit irgendwann ans Licht und die Annahme stellt sich damit als falsch heraus, können es viele Beteiligte gar nicht fassen. Dafür gibt es mindestens zwei Gründe: Erstens, weil die Beteiligten sich wirklich nicht vorstellen können, dass die Annahme tatsächlich falsch. Und zweitens, was viel schlimmer ist, dass sie sich nicht vorstellen können, warum man so eine wichtige Annahme nicht schon viel früher überprüft hat. Sie gehen somit implizit davon aus, dass diese Annahme selbstverständlich schon längst geprüft und bestätigt wurde. Je wichtiger eine Annahme für ein Projekt ist, umso stärker wiegt dieser zweite Grund.

Annahmen sind an sich nichts Schlimmes. Wir alle müssen Annahmen im Projektalltag treffen. Ohne geht es oft gar nicht weiter. Die Annahmen müssen aber schnellstmöglich überprüft werden. Je wichtiger und wegweisender eine Annahme für den Projektverlauf ist, desto schneller und stärker muss sie überprüft werden.

Eine weitere große Herausforderung beim Analysieren eines Projekts sind unklare Begrifflichkeiten. Leider werden oft Begriffe mit einer Selbstverständlichkeit verwendet, die keine Mehrdeutigkeit zuzulassen scheint. Sowohl in Gesprächen als auch in Dokumenten. Wir merken erst nach einiger Zeit, dass diese Begrifflichkeiten zwar von allen selbstbewusst benutzt werden, aber jede:r sich offensichtlich auf eine eigene Interpretation bezieht. Und diese verschiedenen Interpretationen passen gar nicht zusammen. Dies gilt für projektinterne Spezialbegriffe leider genauso wie für ganz allgemeine Begriffe. Es kann somit passieren, dass Projektteilnehmer einen Sachverhalt diskutieren, sich augenscheinlich auf eine Lösung einigen und dennoch hat jede:r Projektteilnehmer:in eine unterschiedliche Auffassung davon, worauf man sich geeinigt hat. So etwas darf nicht passieren.

In jedem Projekt sollte daher ein Glossar angelegt werden, in dem die wichtigsten Begriffe aus dem Projekt und der Domäne so definiert sind, wie sie im Projekt genutzt werden sollen. Lieber einen Begriff zu viel als einen zu wenig, aber ausarten sollte das Ganze natürlich auch nicht. Dabei ist es nicht wichtig, dass die verwendete Definition über das Projekt hinaus allgemeingültig ist. Viele Begriffe können unterschiedlich ausgelegt werden. Da gibt es kein absolutes Richtig oder Falsch. Hauptsache man ist sich im Projekt-Team einig, wie der Begriff im Rahmen des Projekts genutzt werden soll.

Es reicht aber nicht, diese Begriffe aufzuschreiben. Wir müssen stets darauf achten, dass auch jede:r diese Begriffe auch so verwendet. Wenn es nicht gelingt, die Begriffe, so wie sie definiert sind, im täglichen Betrieb zu etablieren, dann müssen die Begrifflichkeiten im Projekt neu aufgestellt werden. Und damit natürlich auch das Glossar angepasst werden.

Ein weiterer Grund für Probleme in Projekten ist falsche Freundlichkeit bei schlechten Entscheidungen. Zu oft stellen wir fest, dass durchaus einigen Team-Mitgliedern bewusst war, dass andere Team-Mitglieder in der Vergangenheit Entscheidungen falsch oder zumindest suboptimal getroffen haben. Sie wissen es direkt im Moment der Entscheidung. Weil viele aber leider Konflikte scheuen, wird das dann nicht gleich in dem Moment angesprochen, sobald es bemerkt wurde. Oft wird es erst dann angesprochen, wenn es gar nicht mehr anders geht. Oder es wird sogar niemals intern angesprochen und es braucht Hilfe von außen, um die schlechte Entscheidung (nochmal) zu identifizieren und dann auch tatsächlich anzusprechen bzw. zu eskalieren. In beiden Fällen ist in der Regel aber schon (zu) viel Zeit vergangen, in denen das Projekt auf Basis der schlechten Entscheidung nur suboptimal vorankommt.

Daher, weg mit der falschen Freundlichkeit. Wir alle machen mal Fehler oder treffen suboptimale Entscheiden. Je früher man darauf aufmerksam macht, desto besser. Eine Zurückhaltung, weil Entscheider:innen zu neu/jung/alt/angesehen/hochrangig/… sind, bringt gar nichts und schadet nur dem Projekt. Wenn man wirklich weiß, dass die Entscheidung falsch ist (und das nicht eine Annahme ist), dann muss man es auch direkt ansprechen. Natürlich freundlich und respektvoll, aber eben bestimmt. Es geht ja schließlich nicht darum, Entscheider:innen bloßzustellen, es geht darum, gut voran zu kommen. Und für das Projekt ist es so das Beste.

Haben uns die bisherigen Tipps auf Beispiele für typische Probleme hingewiesen, die wir in Projekten finden können, so helfen uns die nächsten Tipps bei unserem Vorgehen zur Problemfindung. Los geht es mit der Empfehlung, immer logisch und methodisch vorzugehen. Wenn wir immer der Logik folgen, kommen wir auf jeden Fall ans Ziel und finden unser Problem. Gehen wir dabei auch noch methodisch und nicht zufällig oder chaotisch vor, erreichen wir unser Ziel sogar noch schneller.

Logisch vorzugehen, klingt schon nach einer Floskel. Wer würde denn nicht logisch vorgehen. Interessant wird es, wenn wir uns ansehen, was das genau bedeutet. Es bedeutet, dass wir jede Emotion außen vor lassen müssen und uns rein auf Logik konzentrieren. Das ist schwieriger als man zunächst denkt. Da gibt es charismatische und liebenswerte Gesprächspartner, denen man nur zu gerne recht geben möchte. Andersseits gibt es auch Gesprächspartner, die völlig unsympathisch, laut, anmaßend oder bestimmend sind. Aber weder die einen noch die anderen haben durch ihr Auftreten mehr oder weniger faktisch recht. Wir lassen uns nur leider zu gerne davon beeindrucken. Davon müssen wir uns lösen und uns rein auf Logik und Fakten verlassen.

Bei aller Logik kommen wir in der Regel nicht ans Ziel, ohne dass man zwischendurch auch mal raten muss. Meist liegen trotz intensiver Bemühungen nicht alle Fakten vor, die man braucht, um eindeutig festzulegen, wie man als nächstes weiter machen soll. Um Ursachen für die Probleme im Projekt zu finden, müssen wir daher Entscheidungen auf Basis von unvollständigen Fakten treffen. Wir müssen somit auf gewisse Weise raten, eine Theorie aufstellen und damit Annahmen treffen. Diese sind jedoch gefährlich, wie oben bereits bemerkt. Daher müssen wir unsere Annahme entweder schnellstmöglich belegen oder widerlegen und dann eine neue Annahme treffen.

Leider tun sich sehr viele Menschen schwer damit, bewusst Entscheidungen auf Basis von unvollständigen Informationen zu treffen. Je wichtiger die Entscheidung, desto schwieriger ist es für sie. Dies scheint insbesondere für Ingenieur:innen und Techniker:innen zu gelten. Aber egal wie schwer es fällt, es muss gemacht werden, sonst wird man die Ursache der Probleme in Projekten nie finden.

Wenn wir Annahmen oder Theorien bestätigen wollen, dann müssen wir sie ausnahmslos gegen alle Fakten prüfen, die für das Projekt wichtig sind. So schön uns unsere Theorie auch vorkommen mag, sobald wir Fakten finden, die gegen die Theorie sprechen, dürfen wir nicht zögern, die Theorie zu verwerfen. Hier dürfen wir keine falsche Eitelkeit zeigen und durch Auslassen oder Schönreden von Fakten an unserer Theorie festhalten.

Es ist überhaupt nicht schlimm, eine falsche Annahme oder Theorie zu haben. Wie im letzten Abschnitt bereits angemerkt, sind wir in der Regel sowieso gezwungen, unsere Entscheidung auf Basis von unvollständigen Fakten zu treffen. Da ist es doch nur natürlich, dass wir uns auch mal für eine falsche Annahme oder Theorie entscheiden. So what? Verwerfen und eine neue Theorie aufstellen. Wir dürfen nie vergessen, dass wir auch damit etwas gelernt haben: Nämlich wie es nicht geht bzw. woran es nicht gelegen hat.

Die Erfahrung zeigt, dass es für die meisten Probleme in Projekten recht einfache Ursachen gibt. Es scheint sogar so, dass gerade die richtig großen Probleme meist ganz einfache Ursachen haben. Wenn wir somit auf ein immer komplexer und komplizierter werdendes Geflecht aus Ursachen stoßen, sollten wir immer erst mal wieder einen Schritt zurück gehen und nach einer einfacheren Ursache suchen.

Leider heißt es nicht, dass einfache Ursachen auch ganz einfach zu lösen sind. Im Prinzip wären die meisten Probleme tatsächlich leicht zu lösen. Aber nur, wenn man sie rechtzeitig erkannt hätte. Mit fortgeschrittener Projektlaufzeit ist zwar die Ursache immer noch dieselbe, aber die Lösung ist oft nicht mehr ganz so einfach, weil sich zu vieles schon verstetigt und verselbstständigt hat. In den Köpfen der Beteiligten aber auch in den Projektstrukturen. Aber in den allermeisten Fällen finden wir auch dann noch eine Lösung. Es ist eben nie zu früh, es gleich richtig zu machen. Aber auch selten zu spät. #gleichrichtigmachen

Ich hoffe, die „Queen of Crime“ konnte dir mit ihren Tipps genauso helfen wie uns. Falls du jetzt Lust bekommen hast, mal ein Buch von Dame Agatha Christie zu lesen, hier findest du eine Liste aller ihrer Werke. Die Auswahl fällt da natürlich schwer. Daher hier zwei Tipps. „Und dann gab’s keines mehr (And Then There Were None)“ wurde zu ihrem beliebtesten Buch gewählt. Und „Alibi (The Murder of Roger Ackroyd)“ soll den besten Plott-Twist haben.

Hast du einen Vorschlag für eine legendäre Persönlichkeit, deren Zitate wir hier präsentieren sollten? Dann lass uns bitte einen Kommentar da.